Doanh nghiệp chạy quảng cáo cần chứng từ để hạch toán chi phí. Với quảng cáo Google và Facebook, câu hỏi "lấy hoá đơn thế nào" có nhiều câu trả lời tuỳ cách bạn thanh toán. Bài này giải thích các lựa chọn về mặt cấu trúc; còn việc hạch toán và khấu trừ thuế cụ thể, kế toán của bạn là người quyết định.
Đây không phải tư vấn thuế. Quy định về chứng từ, thuế nhà thầu và chi phí được trừ có thể thay đổi và phụ thuộc hoàn cảnh từng doanh nghiệp. Hãy xác nhận với kế toán hoặc đơn vị tư vấn thuế trước khi quyết định cách thanh toán.
Cách 1 — Thanh toán trực tiếp cho nền tảng
Bạn tạo tài khoản và thanh toán bằng thẻ hoặc phương thức Google, Meta hỗ trợ. Chứng từ bạn nhận là hoá đơn hoặc biên lai do chính nền tảng phát hành — thường từ pháp nhân của họ ở nước ngoài, không phải hoá đơn điện tử theo mẫu của Việt Nam.
Nên hỏi kế toán: chứng từ này được dùng thế nào trong sổ sách của công ty; có cần thêm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; nghĩa vụ thuế liên quan được xử lý ra sao.
Lưu ý thực tế: thẻ thanh toán nên đứng tên doanh nghiệp hoặc người đại diện, và thông tin thanh toán nên khớp với thông tin doanh nghiệp trên tài khoản — không khớp là một nguyên nhân phổ biến khiến tài khoản bị tạm ngưng.
Cách 2 — Thanh toán qua agency
Bạn chạy quảng cáo trên tài khoản agency; agency thanh toán cho nền tảng và xuất hoá đơn cho bạn theo hợp đồng. Về cấu trúc, bên bán dịch vụ cho bạn là agency — một doanh nghiệp Việt Nam — nên chứng từ bạn nhận là hoá đơn của agency.
Nên hỏi agency:
- Hoá đơn xuất cho khoản nào — chỉ phí dịch vụ, hay cả số tiền quảng cáo?
- Loại hoá đơn là gì, thuế suất bao nhiêu?
- Hợp đồng có ghi rõ nội dung dịch vụ và cách tính tiền không?
- Có báo cáo chi tiêu từ nền tảng đi kèm để đối chiếu không?
Mỗi agency cấu trúc khác nhau, nên hãy đưa câu trả lời cho kế toán xem trước khi ký.
So sánh nhanh
| Thanh toán trực tiếp | Qua agency | |
|---|---|---|
| Bên phát hành chứng từ | Nền tảng (thường ở nước ngoài) | Agency tại Việt Nam |
| Hạn mức chi tiêu | Giới hạn bởi thẻ và lịch sử tài khoản | Thường cao hơn |
| Tự quản lý | Toàn quyền | Tuỳ thoả thuận |
| Cần kiểm tra | Cách hạch toán chứng từ nước ngoài | Uy tín agency, nội dung hoá đơn |
Cẩn thận với lời hứa "hoá đơn trọn gói"
Chứng từ chỉ có giá trị khi phản ánh đúng giao dịch thật. Hoá đơn ghi sai nội dung, sai số tiền, hoặc do đơn vị không thực sự cung cấp dịch vụ phát hành có thể gây rủi ro cho chính doanh nghiệp của bạn khi bị kiểm tra. Chỉ làm việc với đơn vị có hợp đồng rõ ràng và cung cấp dịch vụ thật — xem thuê tài khoản quảng cáo: lợi ích và rủi ro.
Giữ hồ sơ đầy đủ
- Hợp đồng dịch vụ (nếu qua agency).
- Hoá đơn hoặc chứng từ của nền tảng.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
- Báo cáo chi tiêu tải từ Google Ads, Meta Ads theo tháng.
Tóm lại
Thanh toán trực tiếp thì chứng từ đến từ nền tảng; thanh toán qua agency thì chứng từ đến từ agency. Chọn cách nào cũng nên hỏi kế toán trước, và luôn giữ đủ hồ sơ. Tìm hiểu thêm về tài khoản agency của chúng tôi.